ARTHA CONSULTING
Jadwalkan Percakapan
Kode penugasan
ART-2024-031
Bidang
Arsitektur Proses & SOP · Risiko & Pengendalian Internal
Sektor
Layanan kesehatan

Klaim yang tertahan pada rumah sakit swasta

18
Minggu penugasan
200
Berkas klaim ditelusuri
18
SOP lintas fungsi
3
Kelompok peserta pelatihan

02 — Profil klien

Sektor
Rumah sakit swasta kelas menengah
Rentang karyawan
±420 karyawan
Wilayah operasi
Satu lokasi di Jawa Tengah
Struktur kepemilikan
Dimiliki yayasan

03 — Pemicu penugasan

Piutang klaim menumpuk sampai mengganggu kemampuan membayar pemasok farmasi tepat waktu. Manajemen semula menugaskan bagian penagihan untuk mempercepat proses, tetapi tumpukan tidak berkurang. Direktur rumah sakit menghubungi kami setelah menyimpulkan bahwa persoalannya tidak berada di bagian penagihan.

04 — Kondisi saat kami masuk

  1. Berkas klaim baru diperiksa kelengkapannya setelah pasien pulang, sering beberapa hari kemudian, ketika dokter yang merawat sudah sulit ditemui untuk melengkapi dokumentasi.

  2. Alasan penolakan klaim dicatat dalam bentuk bebas di lembar kerja, tanpa pengelompokan, sehingga tidak ada yang tahu penyebab terbesar penolakan.

  3. Bagian rekam medis, bagian penjaminan, dan bagian keuangan bekerja berurutan tanpa forum bersama. Masing-masing menganggap keterlambatan berasal dari bagian sebelumnya.

  4. Tidak ada standar waktu untuk setiap tahap dari pasien pulang sampai berkas dikirim ke penjamin.

  5. Tenaga klinis tidak pernah mendapat umpan balik mengenai berkas mana yang ditolak dan mengapa.

05 — Lingkup dan pendekatan

  1. Asesmen

    4 minggu

    Penelusuran 200 berkas klaim, termasuk seluruh berkas yang ditolak dalam enam bulan terakhir. Pengelompokan ulang alasan penolakan menjadi kategori yang dapat dihitung. Pengukuran waktu setiap tahap dari pasien pulang sampai berkas terkirim. Wawancara dengan tenaga klinis, rekam medis, penjaminan, dan keuangan.

  2. Rumusan

    2 minggu

    Temuan utama: mayoritas penolakan berakar pada kelengkapan dokumentasi klinis, bukan pada kesalahan administratif di bagian penagihan. Artinya perbaikan harus dilakukan di titik pelayanan, bukan di ujung proses.

  3. Tata Rancang

    5 minggu

    Perancangan ulang siklus pendapatan dengan pemeriksaan kelengkapan dokumentasi yang dipindahkan ke saat pasien masih dirawat. Penyusunan daftar periksa kelengkapan per jenis kasus. Perancangan matriks kendali dokumentasi, standar waktu per tahap, dan forum harian singkat antar-fungsi.

  4. Hantar Terbatas

    4 minggu

    Penerapan pada dua unit perawatan. Penyesuaian daftar periksa setelah mendapat masukan dari dokter dan perawat, terutama pada butir yang menambah beban tulis tanpa memengaruhi hasil klaim.

  5. Alih Kendali

    3 minggu

    Penerapan ke seluruh unit oleh tim klien. Pembentukan program audit internal untuk dokumentasi rekam medis, dijalankan oleh komite mutu klien.

Mekanisme yang diperbaiki

Siklus pendapatan dan letak pemeriksaan kelengkapan Rantai lima tahap dari pasien dirawat sampai pembayaran penjamin, dengan pemeriksaan kelengkapan dokumentasi yang dipindahkan dari sesudah pasien pulang ke saat pasien masih dirawat. Pasien dirawat Dokumentasi klinis 01 Pasien pulang Berkas ditutup 02 Penjaminan Berkas disusun 03 Kirim ke penjamin Standar waktu 04 Pembayaran Atau penolakan 05 Pemeriksaan kelengkapan dokumentasi Sebelum Sesudah
Siklus pendapatan dan letak pemeriksaan kelengkapan.
Uraian diagram dalam bentuk teks
  1. Pasien dirawat. Dokumentasi klinis dikerjakan tenaga klinis sebagai bagian dari pekerjaan klinis mereka. Ke titik inilah pemeriksaan kelengkapan dipindahkan, dengan daftar periksa per jenis kasus.
  2. Pasien pulang dan berkas ditutup.
  3. Bagian penjaminan menyusun berkas klaim. Di titik inilah pemeriksaan kelengkapan sebelumnya dilakukan — sering beberapa hari setelah pasien pulang, ketika dokter yang merawat sudah sulit ditemui untuk melengkapi dokumentasi. Urutan inilah yang menciptakan tumpukan.
  4. Berkas dikirim ke penjamin, kini dengan standar waktu per tahap beserta cara pengukurannya.
  5. Pembayaran atau penolakan. Alasan penolakan dikelompokkan dalam kategori tetap dan dilaporkan bulanan kepada komite mutu.

06 — Yang kami serahkan

10 dokumen diserahkan

  • Peta proses siklus pendapatan kondisi berjalan dan kondisi rancangan
  • 18 SOP siklus pendapatan lintas fungsi
  • Daftar periksa kelengkapan dokumentasi per jenis kasus
  • Matriks kendali dokumentasi klaim
  • Standar waktu per tahap beserta cara pengukurannya
  • Laporan pengelompokan alasan penolakan beserta metode penghitungannya
  • Program audit internal dokumentasi rekam medis
  • Format umpan balik berkala kepada tenaga klinis
  • Materi pelatihan untuk tiga kelompok peserta yang berbeda
  • Laporan alih kendali
ARTHA CONSULTING
Daftar periksa kelengkapan dokumentasi — Halaman isi, sebagian disunting. Contoh halaman keluaran; isi disunting. Dokumen yang kami tunjukkan kepada calon klien selalu berupa dokumen contoh dengan data buatan, bukan dokumen klien.

Bentuk keluaran pada penugasan ini

Dokumen kerja klien tidak pernah kami tampilkan, dan tidak pernah menjadi contoh. Halaman di samping adalah dokumen contoh yang kami susun khusus untuk keperluan peragaan, dengan data buatan, dan dengan bagian isi yang disunting secara sengaja.

Blok sunting berupa bidang padat, bukan buram. Yang kami hilangkan adalah isinya; nomor dokumen, nomor versi, tanggal, dan blok tanda tangan tetap terlihat karena justru itu yang menunjukkan bahwa dokumen ini dipakai dalam pekerjaan.

07 — Durasi dan susunan tim

Susunan tim penugasan — 18 minggu
Peran Jumlah dan alokasi
Engagement director 1 orang
Engagement manager 1 orang
Konsultan 2 orang
Analis 1 orang
Subject matter advisor 1 asosiat, manajemen rumah sakit

Dari pihak klien

Manajer rekam medis dan manajer keuangan sebagai counterpart bersama.

Catatan mengenai angka. Kami tidak menampilkan angka dampak finansial pada studi kasus. Angka semacam itu milik klien, dan besarnya dipengaruhi banyak hal di luar penugasan kami. Yang kami tampilkan adalah perubahan proses yang dapat diperiksa dan kemampuan baru yang tertinggal di organisasi klien.

08 — Perubahan yang diamati

  • Perubahan proses yang dapat diperiksa

    Pemeriksaan kelengkapan dokumentasi kini dilakukan saat pasien masih dirawat, bukan setelah pulang. Alasan penolakan kini dikelompokkan dalam kategori tetap dan dilaporkan bulanan, sehingga komite mutu dapat menentukan pelatihan yang dibutuhkan berdasarkan penyebab terbesar.

  • Dilaporkan klien

    Menurut manajemen klien, jumlah berkas yang harus dikembalikan ke tenaga klinis untuk dilengkapi berkurang secara nyata pada dua kuartal berikutnya. Angkanya milik klien dan tidak kami tampilkan.

  • Kemampuan yang tertinggal

    Audit internal dokumentasi rekam medis dijalankan oleh komite mutu klien sendiri, dengan program kerja yang mereka perbarui setiap tahun tanpa kehadiran kami.

09 — Catatan kerahasiaan

Yang tidak kami tampilkan di halaman ini: nama rumah sakit dan yayasan pemiliknya, nama penjamin, nama dan jabatan orang di dalamnya, nilai piutang dan nilai klaim, lokasi tepat, data pasien dalam bentuk apa pun, serta seluruh isi dokumen kerja. Seluruh penelusuran berkas dilakukan di lingkungan klien tanpa penyalinan data keluar. Studi kasus ini disusun dalam bentuk anonim dan diterbitkan setelah memperoleh persetujuan tertulis dari klien.

Sikap kami terhadap kerahasiaan

Studi kasus lain

ART-2025-004 Arsitektur Proses & SOP

Selisih stok yang mengancam keagenan pada distributor farmasi dan alat kesehatan

Prinsipal utama mengirim surat teguran setelah audit rutin menemukan selisih di dua gudang cabang. Distribusi farmasi dan alat kesehatan · ±240 karyawan
Kantor pusat dan tujuh cabang di Jawa dan Sumatera · 18 minggu ART-2025-011 Risiko, Pengendalian Internal & Kesiapan Kepatuhan

Tiga fungsi pengawasan yang dirangkap satu orang pada perusahaan pembiayaan

Hasil pemeriksaan pengawas memuat catatan mengenai belum memadainya pemisahan tiga fungsi pengawasan. Jasa keuangan non-bank · ±180 karyawan
Kantor pusat Jakarta dan dua belas kantor cabang · 12 minggu

Ceritakan apa yang sedang tidak berjalan.

Percakapan awal berlangsung 45 menit bersama salah satu partner. Kami akan menanyakan kondisi saat ini, apa yang sudah dicoba, dan apa yang membuat Anda menghubungi kami sekarang.

Setelah percakapan itu kami menyampaikan pandangan awal: apakah persoalannya membutuhkan penugasan, dan bila ya, dalam bentuk apa. Bila menurut kami tidak membutuhkan penugasan, kami sampaikan juga.

Jadwalkan Percakapan Awal Minta Company Credentials

Tanpa biaya dan tanpa kewajiban lanjutan. Kami membalas permintaan pada hari kerja berikutnya.