Kode penugasan: ART-2025-004
Bidang: Arsitektur Proses & SOP · Diagnostik Operasional
Sektor: Distribusi farmasi dan alat kesehatan

Selisih stok yang mengancam keagenan pada distributor farmasi dan alat kesehatan

18: Minggu penugasan
31: SOP siklus gudang
5: Cabang dikunjungi
60: Item diuji petik fisik

02 — Profil klien

Sektor: Distribusi farmasi dan alat kesehatan
Rentang karyawan: ±240 karyawan
Wilayah operasi: Kantor pusat dan tujuh cabang di Jawa dan Sumatera
Struktur kepemilikan: Pemegang keagenan beberapa prinsipal

03 — Pemicu penugasan

Salah satu prinsipal utama menyampaikan surat teguran setelah audit rutin mereka menemukan selisih antara catatan sistem dan fisik di dua gudang cabang, disertai peringatan bahwa keagenan akan ditinjau ulang. Perusahaan menghubungi kami tiga hari setelah surat itu diterima.

04 — Kondisi saat kami masuk

Penerimaan barang dilakukan oleh petugas yang sama dengan yang mencatat ke sistem, tanpa pemeriksaan ulang oleh pihak lain.
Barang yang mendekati kedaluwarsa tidak punya proses pemantauan tersendiri. Yang menemukannya biasanya pelanggan.
Retur dari pelanggan dicatat menyusul, sering berminggu-minggu setelah barang secara fisik kembali ke gudang.
Stock opname dijalankan enam bulanan oleh tim gudang sendiri, tanpa pengamat dari fungsi lain.
Terdapat empat cara berbeda dalam menangani barang rusak, tergantung cabang.

05 — Lingkup dan pendekatan

Asesmen
3 minggu

Kunjungan ke lima dari tujuh cabang. Penelusuran alur barang dari penerimaan sampai pengiriman. Uji petik fisik terhadap 60 item bernilai tinggi di tiga gudang. Rekonstruksi jejak sepuluh kasus selisih terbesar dua belas bulan terakhir.
Rumusan
1 minggu

Pemisahan temuan menjadi tiga kelompok: kelemahan pemisahan tugas, ketiadaan proses untuk kondisi tidak normal, dan perbedaan praktik antar-cabang. Penyusunan urutan perbaikan berdasarkan risiko terhadap hubungan dengan prinsipal.
Tata Rancang
6 minggu

Penyusunan 31 SOP untuk siklus gudang dan distribusi, termasuk proses yang sebelumnya tidak pernah ditulis: penanganan barang mendekati kedaluwarsa, retur pelanggan, barang rusak dalam perjalanan, dan penarikan produk oleh prinsipal. Matriks kewenangan baru dengan pemisahan tugas penerimaan, pencatatan, dan pengeluaran.
Hantar Terbatas
4 minggu

Penerapan di dua cabang percontohan, termasuk stock opname penuh dengan pengamat dari fungsi keuangan. Perbaikan atas hal-hal yang tidak berjalan di lapangan, terutama pada cabang dengan jumlah staf terbatas.
Alih Kendali
4 minggu

Penerapan ke lima cabang lain oleh tim internal klien, dengan kami hanya hadir pada rapat kendali mingguan. Pelatihan program audit gudang untuk tim pengawas internal klien.

Mekanisme yang diperbaiki

Alur barang dan titik pemisahan tugas.

Uraian diagram dalam bentuk teks

Barang diterima dan dihitung fisik pada saat kedatangan.
Pencatatan ke sistem adalah titik yang diperbaiki: sebelumnya dikerjakan petugas yang sama dengan yang menghitung fisik, sehingga tidak ada satu pun titik dalam proses yang membandingkan dua sumber berbeda. Sesudahnya penerimaan, pencatatan, dan pengeluaran dipisah, dengan berita acara penerimaan bertanda tangan.
Penyimpanan mendapat proses pemantauan kedaluwarsa tersendiri, yang sebelumnya tidak ada.
Pengeluaran mengikuti matriks kewenangan baru dengan batas persetujuan tertulis.
Pengiriman ke pelanggan, dengan proses retur yang kini dicatat pada saat barang kembali secara fisik.

06 — Yang kami serahkan

8 dokumen diserahkan

31 SOP siklus gudang dan distribusi beserta diagram alurnya
Matriks kewenangan dan batas persetujuan
Formulir kendali: berita acara penerimaan, kartu pemantauan kedaluwarsa, formulir retur, berita acara barang rusak
Program audit gudang beserta kertas kerjanya
Panduan pelaksanaan stock opname
Materi pelatihan untuk kepala gudang dan staf cabang
Laporan temuan diagnostik dan peta jalan perbaikan
Laporan alih kendali

ARTHA CONSULTING

Ruang lingkup penugasan

Penyusunan 31 SOP untuk siklus gudang dan distribusi, termasuk proses yang sebelumnya tidak pernah ditulis: penanganan barang mendekati kedaluwarsa, retur pelanggan, barang rusak dalam perjalanan, dan penarikan produk oleh prinsipal. Matriks kewenangan baru dengan pemisahan tugas penerimaan, pencatatan, dan pengeluaran.

Kondisi saat penugasan dimulai

Penerimaan barang dilakukan oleh petugas yang sama dengan yang mencatat ke sistem, tanpa pemeriksaan ulang oleh pihak lain. Barang yang mendekati kedaluwarsa tidak punya proses pemantauan tersendiri. Yang menemukannya biasanya pelanggan.

Keluaran yang diserahkan

31 SOP siklus gudang dan distribusi beserta diagram alurnya; Matriks kewenangan dan batas persetujuan; Formulir kendali: berita acara penerimaan, kartu pemantauan kedaluwarsa, formulir retur, berita acara barang rusak; Program audit gudang beserta kertas kerjanya.

Pengujian terbatas

Penerapan di dua cabang percontohan, termasuk stock opname penuh dengan pengamat dari fungsi keuangan. Perbaikan atas hal-hal yang tidak berjalan di lapangan, terutama pada cabang dengan jumlah staf terbatas.

Catatan alih kendali

Penerapan ke lima cabang lain oleh tim internal klien, dengan kami hanya hadir pada rapat kendali mingguan. Pelatihan program audit gudang untuk tim pengawas internal klien.

Berita acara penerimaan barang — Formulir kendali, sebagian disunting. Contoh halaman keluaran; isi disunting. Dokumen yang kami tunjukkan kepada calon klien selalu berupa dokumen contoh dengan data buatan, bukan dokumen klien.

Bentuk keluaran pada penugasan ini

Dokumen kerja klien tidak pernah kami tampilkan, dan tidak pernah menjadi contoh. Halaman di samping adalah dokumen contoh yang kami susun khusus untuk keperluan peragaan, dengan data buatan, dan dengan bagian isi yang disunting secara sengaja.

Blok sunting berupa bidang padat, bukan buram. Yang kami hilangkan adalah isinya; nomor dokumen, nomor versi, tanggal, dan blok tanda tangan tetap terlihat karena justru itu yang menunjukkan bahwa dokumen ini dipakai dalam pekerjaan.

07 — Durasi dan susunan tim

Susunan tim penugasan — 18 minggu
Peran	Jumlah dan alokasi
Engagement director	1 orang, porsi waktu sebagian
Engagement manager	1 orang
Konsultan	2 orang
Analis	1 orang
Subject matter advisor	1 asosiat, fase asesmen

Dari pihak klien

Manajer logistik sebagai counterpart utama dan tujuh kepala gudang cabang.

Catatan mengenai angka. Kami tidak menampilkan angka dampak finansial pada studi kasus. Angka semacam itu milik klien, dan besarnya dipengaruhi banyak hal di luar penugasan kami. Yang kami tampilkan adalah perubahan proses yang dapat diperiksa dan kemampuan baru yang tertinggal di organisasi klien.

08 — Perubahan yang diamati

Perubahan proses yang dapat diperiksa

Stock opname kini dijalankan tiap kuartal dengan pengamat dari fungsi keuangan, dan berita acaranya ditandatangani tiga pihak. Empat cara berbeda dalam menangani barang rusak kini menjadi satu proses yang sama di seluruh cabang, dengan formulir yang sama.
Dilaporkan klien

Menurut manajemen klien, selisih pada dua periode berikutnya turun ke tingkat yang mereka anggap wajar. Angka selisihnya milik klien dan tidak kami tampilkan. Prinsipal yang mengirim surat teguran melakukan audit ulang delapan bulan kemudian; klien menyampaikan bahwa hasil audit itu tidak lagi memuat temuan berulang, dan hubungan keagenan dilanjutkan.
Kemampuan yang tertinggal

Penerapan ke lima cabang sisanya diselesaikan oleh tim internal klien, dan program audit gudang dijalankan oleh tim pengawas internal mereka sendiri.

09 — Catatan kerahasiaan

Yang tidak kami tampilkan di halaman ini: nama perusahaan, nama prinsipal, nama dan jabatan orang di dalamnya, nilai persediaan dan nilai selisih, lokasi tepat gudang, isi surat teguran, serta seluruh isi dokumen kerja. Studi kasus ini disusun dalam bentuk anonim dan diterbitkan setelah memperoleh persetujuan tertulis dari klien.

Sikap kami terhadap kerahasiaan

Studi kasus lain

ART-2024-031 Arsitektur Proses & SOP

Klaim yang tertahan pada rumah sakit swasta

Piutang klaim menumpuk sampai mengganggu kemampuan membayar pemasok farmasi tepat waktu. Layanan kesehatan · ±420 karyawan
Satu lokasi di Jawa Tengah · 18 minggu ART-2024-017 Keuangan & Manajemen Kinerja

Tutup buku yang selalu terlambat pada produsen consumer goods

Bank meminta laporan manajemen bulanan sebagai syarat perpanjangan fasilitas kredit modal kerja. Manufaktur consumer goods · ±800 karyawan
Dua pabrik di Jawa Barat · 16 minggu

Ceritakan apa yang sedang tidak berjalan.

Percakapan awal berlangsung 45 menit bersama salah satu partner. Kami akan menanyakan kondisi saat ini, apa yang sudah dicoba, dan apa yang membuat Anda menghubungi kami sekarang.

Setelah percakapan itu kami menyampaikan pandangan awal: apakah persoalannya membutuhkan penugasan, dan bila ya, dalam bentuk apa. Bila menurut kami tidak membutuhkan penugasan, kami sampaikan juga.

Jadwalkan Percakapan Awal Minta Company Credentials

Tanpa biaya dan tanpa kewajiban lanjutan. Kami membalas permintaan pada hari kerja berikutnya.