Keahlian 02
Arsitektur Proses & SOP
Ketika perusahaan sudah punya SOP tetapi tidak ada yang memakainya.
Untuk situasi seperti apa
Ketika perusahaan sudah punya SOP tetapi tidak ada yang memakainya, atau ketika cara kerja hanya ada di kepala beberapa orang senior yang tidak tergantikan.
SOP yang tidak dipakai hampir tidak pernah merupakan persoalan kepatuhan. Ia persoalan bentuk: ditulis sebagai naskah normatif alih-alih instruksi kerja, dan tidak ada nama orang yang memilikinya.
Apa yang kami lakukan
Merancang ulang alur kerja sampai tingkat formulir, kewenangan, dan titik kendali. SOP kami tulis sebagai instruksi yang bisa dijalankan orang baru, bukan sebagai naskah normatif.
- Perancangan ulang alur kerja sampai tingkat formulir dan titik kendali
- Penetapan pemilik proses bernama untuk setiap SOP
- Penyusunan proses untuk keadaan tidak normal, yang paling sering hilang
- Penetapan batas persetujuan berdasarkan risiko, bukan berdasarkan jabatan
- Pelaksanaan pelatihan bagi pengguna SOP, bukan hanya penyerahan dokumen
Yang Anda terima
7 keluaran diserahkan pada akhir penugasan
- Set SOP tertulis, biasanya 25–60 dokumen tergantung lingkup
- Diagram alur untuk setiap proses
- Matriks RACI per proses
- Matriks kewenangan dan batas persetujuan
- Formulir dan dokumen kendali dalam format yang siap dipakai
- Daftar induk dokumen dan tata cara revisi
- Materi dan pelaksanaan pelatihan untuk pengguna SOP
Wujud dokumennya
Firma konsultan memang menjual dokumen. Tiga halaman di bawah adalah contoh bentuk keluaran pada bidang ini.
Rentang durasi
8–14 minggu
Durasi bergantung pada jumlah proses dalam lingkup dan jumlah cabang yang harus disamakan.
Yang harus Anda siapkan
Pemilik proses yang ditunjuk untuk setiap SOP. Nama orangnya harus tercantum di dokumen. SOP tanpa pemilik adalah SOP yang tidak akan dijalankan.
Model penugasan yang lazim: Proyek · Counterpart: Pemilik proses per fungsi, kepala divisi
Studi kasus pada bidang ini
Selisih stok yang mengancam keagenan pada distributor farmasi dan alat kesehatan
Prinsipal utama mengirim surat teguran setelah audit rutin menemukan selisih di dua gudang cabang. ART-2024-031 Arsitektur Proses & SOPKlaim yang tertahan pada rumah sakit swasta
Piutang klaim menumpuk sampai mengganggu kemampuan membayar pemasok farmasi tepat waktu.Kerangka Matriks Kewenangan
Lembar kerja, 3 lembar. Untuk direksi, kepala divisi. Bila setelah memakainya Anda menyimpulkan bahwa persoalannya bisa diselesaikan internal, itu hasil yang baik.
Ceritakan apa yang sedang tidak berjalan.
Bila SOP Anda sudah ada tetapi tidak diikuti, persoalannya biasanya pada bentuknya, bukan pada orangnya.
Percakapan awal berlangsung 45 menit bersama salah satu partner. Setelah percakapan itu kami menyampaikan pandangan awal: apakah persoalannya membutuhkan penugasan, dan bila ya, dalam bentuk apa.
Tanpa biaya dan tanpa kewajiban lanjutan. Kami membalas permintaan pada hari kerja berikutnya.