Metode kerja
Metode ARTHA
Kami memakai satu urutan kerja yang sama untuk seluruh penugasan, dengan kedalaman yang disesuaikan. Urutannya kami bakukan pada 2020 setelah lima tahun memakainya dalam bentuk yang berbeda-beda per penugasan, dan bagian terakhirnya — alih kendali — adalah bagian yang paling sering ditinggalkan orang, sekaligus alasan firma ini dibentuk.
Uraian diagram dalam bentuk teks
- A — Asesmen. Fakta dulu, pendapat belakangan. Keluaran: catatan temuan dengan sumbernya, peta proses kondisi berjalan, daftar pertanyaan yang belum terjawab. Mengalir ke Rumusan.
- R — Rumusan. Merumuskan masalah yang benar, bukan gejala yang paling berisik. Keluaran: pernyataan masalah, urutan prioritas berdasarkan dampak dan kesulitan, kesepakatan lingkup. Mengalir ke Tata Rancang.
- T — Tata Rancang. Merancang sampai ke tingkat formulir dan kewenangan. Keluaran: dokumen rancangan lengkap, formulir dan matriks kewenangan, rencana penerapan. Mengalir ke Hantar Terbatas.
- H — Hantar Terbatas. Diuji di satu tempat sebelum diberlakukan di semua tempat. Keluaran: catatan hasil uji, daftar perbaikan rancangan, rancangan versi final. Mengalir ke Alih Kendali.
- A — Alih Kendali. Penugasan selesai ketika klien menjalankannya sendiri satu siklus penuh. Keluaran: laporan alih kendali, catatan apa yang sudah dijalankan sendiri, catatan apa yang masih perlu perhatian. Fase terakhir; penugasan berakhir di sini.
Asesmen
Fakta dulu, pendapat belakangan.
Kami tidak menyusun rekomendasi dari wawancara saja. Setiap temuan harus punya jejak yang bisa ditelusuri klien sendiri: transaksi yang diuji, dokumen yang diperiksa, waktu yang diukur, atau proses yang diamati langsung di tempatnya.
Alasannya sederhana. Rekomendasi yang lahir dari pendapat akan dibantah dengan pendapat lain, dan pembahasannya berakhir pada siapa yang lebih senior. Rekomendasi yang lahir dari fakta yang bisa diperiksa mengubah pembahasan menjadi soal apa yang harus dilakukan.
Keluaran fase ini
- Catatan temuan dengan sumbernya
- Peta proses kondisi berjalan
- Daftar pertanyaan yang belum terjawab
Rumusan
Merumuskan masalah yang benar, bukan gejala yang paling berisik.
Gejala yang paling sering dikeluhkan jarang merupakan masalahnya. Bagian penagihan yang lambat sering berakar di dokumentasi klinis. Selisih stok sering berakar di pemisahan tugas saat penerimaan. Laporan yang terlambat sering berakar di bagan akun yang tidak bisa dibaca.
Pada fase ini kami menyatakan masalahnya dalam satu kalimat, lalu mengujinya bersama klien. Bila rumusannya salah, seluruh pekerjaan setelahnya akan rapi tetapi keliru.
Keluaran fase ini
- Pernyataan masalah
- Urutan prioritas berdasarkan dampak dan kesulitan
- Kesepakatan lingkup
Tata Rancang
Merancang sampai ke tingkat formulir dan kewenangan.
Rancangan yang berhenti pada tingkat konsep tidak bisa dijalankan siapa pun. Kami merancang sampai ke tingkat terkecil yang dipakai orang setiap hari: siapa yang menandatangani apa, formulir mana yang dipakai, batas nilai mana yang memerlukan persetujuan siapa, dan apa yang dilakukan bila keadaan tidak normal.
Bagian keadaan tidak normal ini yang paling sering hilang dari SOP kebanyakan perusahaan, dan justru di situlah kebocoran terjadi.
Keluaran fase ini
- Dokumen rancangan lengkap
- Formulir dan matriks kewenangan
- Rencana penerapan
Hantar Terbatas
Diuji di satu tempat sebelum diberlakukan di semua tempat.
Rancangan yang langsung diberlakukan menyeluruh akan menemui persoalan lapangan pada saat yang paling mahal untuk diperbaiki. Kami menjalankan rancangan pada satu lini, satu cabang, atau satu unit terlebih dahulu, dengan pengamatan langsung.
Fase ini hampir selalu menghasilkan perubahan pada rancangan. Itu bukan tanda rancangannya buruk, melainkan tanda pengujiannya bekerja.
Keluaran fase ini
- Catatan hasil uji
- Daftar perbaikan rancangan
- Rancangan versi final
Alih Kendali
Penugasan selesai ketika klien menjalankannya sendiri satu siklus penuh.
Ini bagian yang membedakan kami, dan bagian yang paling sering ditinggalkan firma lain karena tidak menghasilkan dokumen baru untuk dipresentasikan.
Pada fase ini kami tidak lagi mengerjakan apa pun. Orang klien menjalankan proses baru selama satu siklus penuh — satu bulan tutup buku, satu penugasan audit, satu siklus penilaian kinerja — dengan dokumen atas nama mereka. Kami hadir sebagai pengamat dan hanya menjawab bila ditanya. Bila siklus itu tidak berjalan, penugasan belum selesai, apa pun yang tertulis di kontrak.
Keluaran fase ini
- Laporan alih kendali
- Catatan apa yang sudah dijalankan sendiri
- Catatan apa yang masih perlu perhatian
Tiga aturan yang berlaku di seluruh fase
-
Tidak ada rekomendasi tanpa jejak yang bisa ditelusuri klien sendiri.
Setiap temuan mencantumkan sumbernya. Klien harus bisa membuka dokumen yang sama dan sampai pada kesimpulan yang sama.
-
Setiap rancangan harus punya pemilik bernama di organisasi klien.
Proses tanpa pemilik akan berhenti begitu penugasan berakhir. Nama pemilik tercantum di dokumen, bukan nama jabatan yang kosong.
-
Kami menyampaikan bila penugasan lanjutan tidak diperlukan.
Sebagian asesmen berakhir dengan kesimpulan bahwa persoalannya dapat diselesaikan sendiri oleh klien. Kami menyampaikannya, dan penugasan berhenti di situ.
Berapa lama tiap fase berlangsung
Durasi khas tiap fase berbeda menurut model penugasan. Tabel ini menjawab pertanyaan yang selalu muncul pada pembahasan pertama.
| Fase | Diagnostik | Proyek | Pendampingan | Advisory |
|---|---|---|---|---|
| A — Asesmen | 2–3 minggu | 2–4 minggu | 1–2 minggu | Per sesi |
| R — Rumusan | 1 minggu | 1–2 minggu | 1 minggu | Per sesi |
| T — Tata Rancang | 1 minggu | 5–8 minggu | 2–3 minggu | — |
| H — Hantar Terbatas | — | 3–4 minggu | 2–4 bulan | — |
| A — Alih Kendali | — | 3–4 minggu | 1–2 bulan | — |
Geser mendatar untuk melihat seluruh kolom
Tanda pisah berarti fase itu tidak dijalankan sebagai fase tersendiri pada model tersebut. Penugasan diagnostik berakhir pada peta jalan; yang menjalankannya adalah penugasan berikutnya, bila memang diperlukan.
Model penugasan
Empat bentuk kerja sama, dengan konsekuensi yang berbeda
Tidak semua persoalan membutuhkan bentuk penugasan yang sama. Berikut empat bentuk yang kami pakai, beserta kapan masing-masing masuk akal.
| Model | Durasi | Cocok untuk | Bentuk keluaran | Dasar biaya |
|---|---|---|---|---|
| Diagnostik | 3–5 minggu | Persoalan yang belum jelas letaknya | Laporan diagnostik dan peta jalan | Biaya tetap per penugasan |
| Proyek | 2–6 bulan | Lingkup yang sudah jelas dan berujung pada sistem baru | Set dokumen, sistem, dan pelatihan | Biaya tetap bertahap per fase |
| Pendampingan (retainer) | 6–12 bulan | Implementasi yang butuh kehadiran berkala | Laporan bulanan dan alih kendali | Alokasi hari-orang per bulan |
| Advisory | Berjalan, ditinjau tiap kuartal | Pemilik atau direksi yang butuh teman berpikir | Catatan sesi dan bahan keputusan | Retainer kuartalan |
Geser mendatar untuk melihat seluruh kolom
Telaah pihak kedua (second opinion)
2–3 mingguUntuk meninjau laporan, rancangan, atau rekomendasi yang dibuat pihak lain sebelum diputuskan. Keluarannya berupa catatan telaah, bukan rancangan tandingan.
Sesi 60 menit
1 jamPercakapan berbayar satu jam dengan partner untuk perusahaan yang belum siap masuk penugasan penuh. Keluarannya berupa ringkasan tertulis satu halaman. Ini juga saluran masuk yang jujur untuk prospek berukuran lebih kecil.
Cara kami menyusun biaya
-
Jumlah proses dan entitas yang masuk lingkup
Lingkup yang mencakup dua entitas dengan proses yang berbeda dihitung sebagai dua pekerjaan, bukan satu.
-
Kondisi data awal
Data yang harus dirapikan lebih dahulu menambah waktu. Ini biasanya baru terlihat pada minggu pertama asesmen, dan kami menyampaikannya saat itu.
-
Jumlah lokasi yang harus dikunjungi
Biaya perjalanan dan akomodasi disampaikan terpisah dalam penawaran, bukan disembunyikan dalam biaya jasa.
-
Susunan tim yang dibutuhkan, terutama porsi waktu partner
Penugasan yang memerlukan kehadiran partner pada setiap pembahasan direksi berbeda biayanya dari penugasan yang tidak.
Kami tidak menayangkan daftar tarif, dan alasannya bukan untuk menyembunyikan sesuatu. Biaya penugasan ditentukan oleh empat hal di atas.
Kami menyampaikan penawaran dalam bentuk biaya tetap per fase, bukan tarif per jam yang terbuka tanpa batas. Bila lingkup berubah di tengah jalan, perubahan biayanya diajukan tertulis sebelum pekerjaan tambahan dimulai.
Lima fase berjalan penuh
Dua penugasan di bawah menjalankan kelima fase sampai alih kendali, termasuk siklus penuh yang dijalankan sendiri oleh tim klien.
Tutup buku yang selalu terlambat pada produsen consumer goods
Bank meminta laporan manajemen bulanan sebagai syarat perpanjangan fasilitas kredit modal kerja. ART-2025-004 Arsitektur Proses & SOPSelisih stok yang mengancam keagenan pada distributor farmasi dan alat kesehatan
Prinsipal utama mengirim surat teguran setelah audit rutin menemukan selisih di dua gudang cabang.Ceritakan apa yang sedang tidak berjalan.
Percakapan awal berlangsung 45 menit bersama salah satu partner. Kami akan menanyakan kondisi saat ini, apa yang sudah dicoba, dan apa yang membuat Anda menghubungi kami sekarang.
Setelah percakapan itu kami menyampaikan pandangan awal: apakah persoalannya membutuhkan penugasan, dan bila ya, dalam bentuk apa. Bila menurut kami tidak membutuhkan penugasan, kami sampaikan juga.
Tanpa biaya dan tanpa kewajiban lanjutan. Kami membalas permintaan pada hari kerja berikutnya.