- Kode penugasan
- ART-2023-022
- Bidang
- Organisasi & SDM
- Sektor
- Agribisnis dan pengolahan hasil perkebunan
Struktur yang masih mengikuti orang pada grup agribisnis
- 18
- Minggu penugasan
- 46
- Uraian jabatan disusun
- 38
- Pemegang jabatan diwawancarai
- 9
- Posisi kritis dipetakan
02 — Profil klien
- Sektor
- Pengolahan hasil perkebunan
- Rentang karyawan
- ±1.100 karyawan
- Wilayah operasi
- Unit kebun dan pabrik di Sumatera bagian selatan
- Struktur kepemilikan
- Perusahaan keluarga, pendiri masih menjabat
03 — Pemicu penugasan
Pendiri menyampaikan rencana mengurangi keterlibatan hariannya dalam dua tahun. Ketika manajemen mencoba menyusun rencana perpindahan, terlihat bahwa sebagian besar keputusan operasional — termasuk persetujuan pembelian dan penerimaan karyawan di unit — masih melewati pendiri secara langsung, tanpa jalur formal.
04 — Kondisi saat kami masuk
-
Bagan organisasi yang ada tidak sesuai dengan cara kerja sehari-hari. Beberapa kepala unit melapor kepada dua orang sekaligus.
-
Tidak ada uraian jabatan tertulis untuk sebagian besar posisi struktural. Yang ada disusun sepuluh tahun sebelumnya dan tidak pernah dimutakhirkan.
-
Batas kewenangan persetujuan tidak tertulis. Yang berlaku adalah kebiasaan, dan kebiasaan itu berbeda antar-unit.
-
Penilaian kinerja dilakukan setahun sekali dalam bentuk formulir yang hasilnya tidak dipakai untuk keputusan apa pun.
-
Tiga posisi kritis di unit pengolahan dipegang orang yang sama sejak lebih dari lima belas tahun tanpa pengganti yang disiapkan.
05 — Lingkup dan pendekatan
Mekanisme yang diperbaiki
Uraian diagram dalam bentuk teks
- Tingkat pemilik menyimpan keputusan yang memang harus tetap di sana: investasi, perubahan struktur, dan penunjukan direksi.
- Tingkat direksi menerima keputusan yang seharusnya turun dari pemilik: anggaran unit, kebijakan, dan struktur jenjang.
- Tingkat unit — unit kebun, unit pengolahan, dan kantor pusat — menerima keputusan operasional harian: persetujuan pembelian rutin dan penerimaan karyawan di unit.
- Sebelum penugasan, sebagian besar keputusan pada tingkat unit masih melewati pemilik secara langsung tanpa jalur formal. Pemisahan tiga tingkat inilah yang menjadi dasar seluruh rancangan struktur.
06 — Yang kami serahkan
10 dokumen diserahkan
- Rancangan struktur organisasi beserta catatan alasan setiap perubahan
- Uraian jabatan untuk 46 posisi struktural
- Matriks kewenangan dan batas persetujuan per tingkatan
- Hasil evaluasi jabatan dan struktur jenjang
- Sistem penilaian kinerja beserta formulir, kalender, dan pedoman penilaian
- Matriks kompetensi per fungsi
- Peta suksesi untuk sembilan posisi kritis beserta rencana penyiapan penggantinya
- Rencana perpindahan kendali bertahap 24 bulan
- Bahan komunikasi perubahan untuk kepala unit
- Laporan alih kendali
Bentuk keluaran pada penugasan ini
Dokumen kerja klien tidak pernah kami tampilkan, dan tidak pernah menjadi contoh. Halaman di samping adalah dokumen contoh yang kami susun khusus untuk keperluan peragaan, dengan data buatan, dan dengan bagian isi yang disunting secara sengaja.
Blok sunting berupa bidang padat, bukan buram. Yang kami hilangkan adalah isinya; nomor dokumen, nomor versi, tanggal, dan blok tanda tangan tetap terlihat karena justru itu yang menunjukkan bahwa dokumen ini dipakai dalam pekerjaan.
07 — Durasi dan susunan tim
| Peran | Jumlah dan alokasi |
|---|---|
| Engagement director | 1 orang |
| Director organisasi dan SDM | 1 orang |
| Konsultan | 2 orang |
| Analis | 1 orang |
Dari pihak klien
Direktur SDM sebagai counterpart utama, dengan keterlibatan langsung pendiri pada seluruh pembahasan struktur.
Catatan mengenai angka. Kami tidak menampilkan angka dampak finansial pada studi kasus. Angka semacam itu milik klien, dan besarnya dipengaruhi banyak hal di luar penugasan kami. Yang kami tampilkan adalah perubahan proses yang dapat diperiksa dan kemampuan baru yang tertinggal di organisasi klien.
08 — Perubahan yang diamati
-
Perubahan proses yang dapat diperiksa
Persetujuan pembelian dan penerimaan karyawan di tingkat unit kini diselesaikan di tingkat unit sesuai matriks kewenangan.
-
Dilaporkan klien
Menurut manajemen klien, jumlah keputusan yang naik ke pendiri berkurang jauh pada semester berikutnya. Dari sembilan posisi kritis, klien melaporkan bahwa calon pengganti untuk sebagian besar posisi sudah teridentifikasi dan masuk program penyiapan pada tahun berikutnya.
-
Kemampuan yang tertinggal
Siklus penilaian kinerja pertama dengan sistem baru dijalankan sepenuhnya oleh bagian SDM klien. Siklus kedua berjalan tanpa keterlibatan kami sama sekali.
09 — Catatan kerahasiaan
Yang tidak kami tampilkan di halaman ini: nama grup usaha dan unit-unitnya, nama dan jabatan orang di dalamnya, nilai penjualan dan aset, lokasi tepat kebun dan pabrik, isi uraian jabatan dan struktur remunerasi, serta seluruh isi dokumen kerja. Studi kasus ini disusun dalam bentuk anonim dan diterbitkan setelah memperoleh persetujuan tertulis dari klien.
Studi kasus lain
Tutup buku yang selalu terlambat pada produsen consumer goods
Bank meminta laporan manajemen bulanan sebagai syarat perpanjangan fasilitas kredit modal kerja. ART-2025-004 Arsitektur Proses & SOPSelisih stok yang mengancam keagenan pada distributor farmasi dan alat kesehatan
Prinsipal utama mengirim surat teguran setelah audit rutin menemukan selisih di dua gudang cabang.Ceritakan apa yang sedang tidak berjalan.
Percakapan awal berlangsung 45 menit bersama salah satu partner. Kami akan menanyakan kondisi saat ini, apa yang sudah dicoba, dan apa yang membuat Anda menghubungi kami sekarang.
Setelah percakapan itu kami menyampaikan pandangan awal: apakah persoalannya membutuhkan penugasan, dan bila ya, dalam bentuk apa. Bila menurut kami tidak membutuhkan penugasan, kami sampaikan juga.
Tanpa biaya dan tanpa kewajiban lanjutan. Kami membalas permintaan pada hari kerja berikutnya.