Daftar periksa kesiapan tutup buku bulanan

Daftar periksa penutupan yang berguna punya dua sifat yang jarang ada bersama: ia dibagi per fungsi, sehingga setiap orang tahu bagiannya sendiri, dan ia punya urutan waktu, sehingga tidak ada yang menunggu tanpa perlu.

Daftar yang hanya dibagi per fungsi menghasilkan sepuluh orang yang bekerja tanpa tahu siapa yang harus selesai lebih dahulu. Daftar yang hanya berurutan waktu menghasilkan satu orang yang memegang seluruh daftar dan menagih semua orang.

Kerangka di bawah adalah bentuk ringkas dari daftar yang kami pakai pada penugasan keuangan. Versi lengkapnya berisi 32 butir dan dapat diunduh di akhir artikel ini. Sesuaikan penamaan fungsi dengan struktur Anda sendiri; yang tidak boleh diubah adalah urutan ketergantungannya.

Sebelum periode berakhir

Sebagian pekerjaan penutupan sebenarnya bisa diselesaikan sebelum bulannya habis. Ini bagian yang paling sering dilewatkan, dan yang paling murah untuk diperbaiki.

• Kalender penutupan bulan berjalan sudah dikirim ke seluruh fungsi, dengan nama penanggung jawab per butir.
• Daftar akrual berulang sudah ditinjau, dan yang sudah tidak berlaku sudah dihapus.
• Kurs, tarif pembebanan, dan tarif penyusutan untuk periode ini sudah ditetapkan tertulis.
• Saldo pembukaan periode sebelumnya sudah dinyatakan final, tidak lagi dapat diubah.
• Cabang atau unit sudah diberi tahu tenggat pengiriman data, dengan format yang sama seperti bulan lalu.

Hari kerja ke-1 sampai ke-3

Tahap ini seluruhnya tentang kelengkapan, bukan tentang kebenaran. Menilai kewajaran angka sebelum datanya lengkap adalah pekerjaan yang harus diulang.

• Seluruh penerimaan barang sampai tanggal terakhir sudah tercatat, termasuk yang fakturnya belum datang.
• Seluruh pengiriman sudah diakui pada periode yang benar, diperiksa terhadap dokumen pengiriman, bukan terhadap faktur.
• Retur yang barangnya sudah kembali secara fisik sudah tercatat, meskipun dokumennya menyusul.
• Rekening bank sudah direkonsiliasi sampai tanggal terakhir periode.
• Persediaan sudah dihitung atau diyakinkan dengan cara yang disepakati, dan selisihnya sudah diketahui besarnya.
• Daftar transaksi yang masih menggantung sudah dibuat, dengan nama pemilik penyelesaiannya.

Hari kerja ke-4 sampai ke-7

• Pembebanan biaya produksi atau biaya operasi sudah dijalankan sesuai tarif yang ditetapkan di awal.
• Selisih pemakaian bahan dan selisih tarif sudah dipisahkan, bukan digabung dalam satu akun.
• Akrual biaya yang belum ada dokumennya sudah dicatat, dengan dasar perhitungan yang tertulis.
• Penyisihan piutang dan persediaan sudah dihitung dengan metode yang sama seperti periode sebelumnya.
• Transaksi antar-unit sudah dieliminasi dan selisihnya nol, atau selisihnya sudah dijelaskan.

Hari kerja ke-8 sampai ke-10

Tahap terakhir bukan lagi pencatatan, melainkan pembacaan. Bila tahap ini selalu terlewat, laporan akan terbit tepat waktu tetapi tidak dipakai.

• Margin per lini atau per saluran sudah dibandingkan dengan periode sebelumnya, dan perbedaan yang menonjol sudah punya penjelasan.
• Indikator kinerja sudah dihitung dengan definisi tertulis yang sama seperti bulan lalu.
• Paket laporan sudah lengkap dan urutannya sama dengan bulan sebelumnya.
• Daftar butir yang menyebabkan keterlambatan bulan ini sudah dicatat untuk perbaikan bulan depan.

Cara memakai daftar ini

Isi kolom penanggung jawab dengan nama orang, bukan nama jabatan. Tetapkan satu tanggal dan satu jam untuk setiap butir, bukan hanya hari. Lalu jalankan satu siklus penuh tanpa mengubah apa pun, dan catat di titik mana antrean terbentuk.

Titik antrean itu yang perlu dikerjakan, dan biasanya jumlahnya tidak lebih dari dua atau tiga. Bila setelah memakai daftar ini Anda menyimpulkan bahwa persoalannya dapat diselesaikan internal, itu hasil yang baik.