Kerangka Kerja
Daftar periksa kesiapan tutup buku bulanan
Alat kerja yang bisa langsung dipakai: 32 butir periksa, dibagi per fungsi, dengan urutan waktu dari hari kerja pertama sampai kesepuluh.
Yosafat Handoko Wijaya · 3 menit baca
Kerangka Kerja
Menyusun matriks kewenangan yang benar-benar dipakai
Matriks kewenangan yang tidak dipakai punya satu ciri yang hampir selalu sama: batasnya ditetapkan berdasarkan jabatan, bukan berdasarkan risiko. Direktur menyetujui di atas nilai tertentu, manajer di bawahnya, supervisor di bawahnya lagi. Rapi, mudah dijelaskan, dan tidak berhubungan dengan apa pun yang sebenarnya berisiko.
Akibatnya dua-duanya buruk. Transaksi kecil yang berisiko tinggi lolos tanpa pemeriksaan, dan transaksi besar yang rutin serta berisiko rendah menumpuk di meja direktur. Yang kedua inilah yang membuat matriks berhenti dipakai: begitu antreannya mengganggu operasi, orang mulai mencari jalan lain, dan jalan lain itu tidak tercatat.
Tiga hal yang menentukan risiko, dan nilai bukan yang utama
Nilai transaksi adalah salah satu penentu risiko, bukan satu-satunya. Dua penentu lain hampir selalu lebih menentukan.
-
Dapat dibalik atau tidak
Pembelian barang standar yang bisa dikembalikan berbeda risikonya dari pembayaran di muka kepada pemasok baru, meskipun nilainya sama. Yang tidak dapat dibalik memerlukan pemeriksaan lebih dahulu, bukan sesudah.
-
Rutin atau tidak rutin
Transaksi yang terjadi setiap minggu dengan pemasok yang sama sudah diperiksa oleh keteraturannya sendiri; penyimpangan akan terlihat. Transaksi pertama dengan pihak baru tidak punya pembanding apa pun.
-
Berapa mata yang sudah melihatnya
Transaksi yang lahir dari proses dengan pemisahan tugas sudah melewati beberapa pemeriksaan sebelum sampai ke persetujuan. Transaksi yang diusulkan dan disiapkan orang yang sama belum melewati satu pun.
Kerangka penyusunan
Urutan di bawah ini yang kami pakai pada penugasan proses. Ia dimulai dari transaksi, bukan dari bagan organisasi.
| Langkah | Yang dikerjakan | Keluarannya |
|---|---|---|
| 1 | Daftar jenis keputusan yang benar-benar terjadi, diambil dari transaksi tiga bulan terakhir | Daftar jenis keputusan, bukan daftar jabatan |
| 2 | Nilai setiap jenis pada tiga penentu risiko di atas | Peringkat risiko per jenis keputusan |
| 3 | Tetapkan siapa yang menyetujui, dengan alasan tertulis untuk setiap penempatan | Matriks dengan kolom alasan |
| 4 | Uji dengan sepuluh transaksi nyata dari periode lalu, termasuk yang di luar kebiasaan | Daftar perbaikan sebelum diberlakukan |
Kolom alasan pada langkah ketiga adalah bagian yang paling sering dihapus karena dianggap memperpanjang dokumen. Justru kolom itu yang membuat matriks bisa dipertahankan ketika seseorang meminta pengecualian, dan yang membuatnya bisa ditinjau ulang tanpa dimulai dari nol.
Pengujian dengan transaksi di luar kebiasaan
Langkah keempat adalah yang paling sering dilewatkan dan yang paling banyak mengubah rancangan. Ambil sepuluh transaksi nyata dari periode sebelumnya, dan pastikan sekurang-kurangnya tiga di antaranya adalah kasus yang tidak biasa: pembelian mendesak, pemasok baru, nilai yang berada tepat di batas, atau persetujuan yang dibutuhkan saat pemegang kewenangan tidak ada di tempat.
Kasus terakhir itu yang biasanya membuka celah terbesar. Matriks tanpa ketentuan pendelegasian saat pemegang kewenangan tidak ada akan diisi oleh kebiasaan dalam waktu satu minggu, dan kebiasaan itu tidak akan tertulis di mana pun.
Satu aturan tambahan
Setiap baris matriks harus punya pemilik bernama, bukan nama jabatan. Bila jabatan itu kosong atau dirangkap, tuliskan nama orang yang sebenarnya menjalankannya sekarang, dan tinjau ulang setiap kali orangnya berganti.
Ratna Kusumawardhani
Partner — Operational Excellence
Perbaikan proses · Rantai pasok · Pengendalian operasional · Biaya operasi
Kerangka Matriks Kewenangan
Lembar kerja, 3 lembar. Kerangka kerja yang dibahas pada artikel ini, dalam bentuk yang bisa langsung Anda pakai.
Catatan lain
Ceritakan apa yang sedang tidak berjalan.
Percakapan awal berlangsung 45 menit bersama salah satu partner. Kami akan menanyakan kondisi saat ini, apa yang sudah dicoba, dan apa yang membuat Anda menghubungi kami sekarang.
Setelah percakapan itu kami menyampaikan pandangan awal: apakah persoalannya membutuhkan penugasan, dan bila ya, dalam bentuk apa. Bila menurut kami tidak membutuhkan penugasan, kami sampaikan juga.
Tanpa biaya dan tanpa kewajiban lanjutan. Kami membalas permintaan pada hari kerja berikutnya.