Catatan Praktik
Ketika stock opname menghasilkan selisih yang besar, urutan tindakan yang lazim sudah bisa diduga: gudang diperiksa, petugasnya ditanyai, penjagaan diperketat, dan frekuensi opname ditambah. Pengetatan itu biasanya menurunkan selisih untuk satu atau dua periode.
Pada penugasan distribusi dan gudang yang kami tangani, selisih yang kembali muncul setelah pengetatan hampir selalu berasal dari tiga titik yang berada di luar dinding gudang.
Pada sebagian besar penugasan distribusi yang kami tangani, penerimaan barang dan pencatatannya dilakukan orang yang sama. Ini pengamatan, bukan hasil pengukuran, tetapi keteraturannya cukup untuk dijadikan titik pemeriksaan pertama.
Penalarannya lurus. Bila orang yang menghitung fisik juga yang memasukkan angka ke sistem, maka tidak ada satu pun titik dalam proses yang membandingkan dua sumber yang berbeda. Selisih yang terjadi pada saat penerimaan tidak akan pernah terdeteksi sampai opname berikutnya, dan pada saat itu jejaknya sudah tertimbun ratusan transaksi.
Yang memperberat: selisih pada penerimaan tidak terlihat sebagai selisih. Ia terlihat sebagai stok yang benar, karena catatan dan fisik memang sama-sama salah dengan cara yang sama.
Retur adalah satu-satunya arus barang yang bergerak berlawanan dengan dokumennya. Barang kembali lebih dahulu, dokumennya menyusul. Jarak waktu antara keduanya adalah ruang tempat selisih terbentuk.
Pada perusahaan yang mencatat retur secara menyusul, barang yang sudah berada di rak belum ada dalam catatan. Bila pada rentang itu barang tersebut terjual, catatannya akan menunjukkan penjualan atas barang yang secara sistem tidak ada. Penyesuaian yang kemudian dibuat untuk merapikan keadaan itu adalah penyesuaian yang menutupi jejak, bukan menyelesaikannya.
Barang rusak, barang mendekati kedaluwarsa, barang contoh, dan barang yang ditarik prinsipal punya satu kesamaan: hampir tidak pernah ada prosedur tertulis untuk keempatnya. Yang ada adalah praktik, dan praktik berbeda antar-cabang.
Pada satu penugasan distribusi, kami menemukan empat cara berbeda dalam menangani barang rusak di tujuh cabang perusahaan yang sama. Keempatnya masuk akal secara lokal. Bersama-sama, keempatnya membuat angka persediaan tingkat perusahaan tidak dapat dibandingkan antar-cabang.
Bila jawabannya satu nama, seluruh sisa pemeriksaan ini bisa ditunda. Itu yang perlu dikerjakan lebih dahulu.
Ukur dengan sepuluh kasus terakhir, bukan dengan perkiraan. Bila lebih dari satu hari kerja, itu ruang selisih.
Bila jawabannya pelanggan, tidak ada proses pemantauan — yang ada adalah keberuntungan.
Tanyakan terpisah ke setiap kepala gudang. Jumlah jawaban yang berbeda adalah jumlah proses yang sebenarnya Anda miliki.
Opname yang dijalankan sepenuhnya oleh tim gudang sendiri adalah pemeriksaan diri, dan hasilnya tidak dapat dipakai sebagai bukti.
Satu tanda tangan berarti satu sudut pandang. Tiga pihak yang berbeda kepentingan menghasilkan angka yang bisa dipertahankan.
Bila jawaban atas keenam pertanyaan itu menunjukkan bahwa persoalannya berada di penerimaan, memperketat penjagaan gudang tidak akan mengubah apa pun. Yang perlu diubah adalah siapa yang mengerjakan apa pada pukul tujuh pagi.
Ratna Kusumawardhani
Partner — Operational Excellence
Perbaikan proses · Rantai pasok · Pengendalian operasional · Biaya operasi
PDF, 5 halaman. Kerangka kerja yang dibahas pada artikel ini, dalam bentuk yang bisa langsung Anda pakai.
Percakapan awal berlangsung 45 menit bersama salah satu partner. Kami akan menanyakan kondisi saat ini, apa yang sudah dicoba, dan apa yang membuat Anda menghubungi kami sekarang.
Setelah percakapan itu kami menyampaikan pandangan awal: apakah persoalannya membutuhkan penugasan, dan bila ya, dalam bentuk apa. Bila menurut kami tidak membutuhkan penugasan, kami sampaikan juga.
Tanpa biaya dan tanpa kewajiban lanjutan. Kami membalas permintaan pada hari kerja berikutnya.