Catatan Praktik
Struktur organisasi pada perusahaan yang tumbuh dari usaha keluarga hampir selalu terbentuk dengan cara yang sama: seseorang mengerjakan sesuatu dengan baik, pekerjaan itu bertambah, lalu dibuatkan kotak dengan namanya. Cara itu efisien dan, untuk waktu yang cukup lama, berhasil.
Persoalannya baru muncul pada saat yang paling tidak menguntungkan: ketika orang itu pergi, atau ketika kendali harus berpindah.
Pada penugasan organisasi, hal pertama yang kami kerjakan bukan menelaah bagan yang ada, melainkan memetakan alur keputusan yang sebenarnya berjalan. Kedua hal itu jarang sama, dan besarnya perbedaan adalah ukuran persoalannya.
Cara memetakannya sederhana dan agak melelahkan: catat setiap keputusan yang melewati satu orang tertentu selama satu bulan penuh. Bukan keputusan yang seharusnya melewatinya menurut bagan, melainkan yang benar-benar melewatinya, termasuk yang diselesaikan lewat pesan singkat pada malam hari.
Daftar itu biasanya memuat hal-hal yang tidak seharusnya ada di sana: persetujuan pembelian rutin, penerimaan karyawan di unit, izin cuti, dan pemilihan pemasok untuk barang standar. Setiap butir semacam itu adalah kewenangan yang tidak pernah diturunkan, bukan karena ditahan, melainkan karena tidak pernah ada jalur formal untuk menurunkannya.
Bila menjelaskan fungsi sebuah posisi memerlukan riwayat orang yang menjabatnya, posisi itu dibuat untuk orangnya.
Pelaporan ganda biasanya bukan rancangan matriks, melainkan sisa dari dua penataan yang tidak pernah diselesaikan.
Yang berlaku adalah kebiasaan, dan kebiasaan berbeda antar-unit. Ini yang membuat penataan struktur selalu bertemu dengan keberatan yang terdengar teknis tetapi sebenarnya tentang kebiasaan.
Uraian jabatan berumur sepuluh tahun sama tidak bergunanya dengan tidak ada, dan lebih berbahaya, karena ia dipakai sebagai dasar penilaian.
Ini yang paling mahal. Pengetahuan yang tidak pernah dipindahkan akan hilang seluruhnya pada satu hari yang tidak bisa dipilih.
Selama pendiri masih hadir setiap hari, struktur yang tidak lengkap tetap berjalan, karena kekosongannya diisi olehnya secara langsung. Kehadiran itu berfungsi sebagai penyangga, dan penyangga tidak terlihat sampai ia diambil.
Ketika rencana pengurangan keterlibatan disusun, seluruh kekosongan itu muncul bersamaan. Itu sebabnya penataan struktur pada masa perpindahan hampir selalu terasa lebih besar daripada yang diperkirakan: yang dikerjakan bukan satu perubahan, melainkan sepuluh tahun keputusan yang tidak pernah diformalkan.
Rancangan struktur tidak dimulai dari kotak, melainkan dari keputusan. Seluruh keputusan yang tercatat selama pengamatan dipisahkan menjadi tiga kelompok: yang memang harus tetap di tingkat pemilik, yang seharusnya turun ke direksi, dan yang seharusnya turun ke tingkat unit.
Pemisahan itu yang menjadi dasar seluruh rancangan. Struktur yang disusun dari daftar keputusan dapat dipertahankan pada saat pembahasan, karena setiap kotak punya alasan yang bisa ditunjuk. Struktur yang disusun dari bagan lama hanya dapat dipertahankan dengan wewenang.
Larasati Puspaningrum
Director — Organization & People
Desain organisasi · Evaluasi jabatan · Manajemen kinerja · Suksesi
PDF, 12 halaman. Kerangka kerja yang dibahas pada artikel ini, dalam bentuk yang bisa langsung Anda pakai.
Percakapan awal berlangsung 45 menit bersama salah satu partner. Kami akan menanyakan kondisi saat ini, apa yang sudah dicoba, dan apa yang membuat Anda menghubungi kami sekarang.
Setelah percakapan itu kami menyampaikan pandangan awal: apakah persoalannya membutuhkan penugasan, dan bila ya, dalam bentuk apa. Bila menurut kami tidak membutuhkan penugasan, kami sampaikan juga.
Tanpa biaya dan tanpa kewajiban lanjutan. Kami membalas permintaan pada hari kerja berikutnya.