Catatan Praktik
Ketika tutup buku selalu terlambat, yang pertama diperiksa biasanya jumlah orang di bagian akuntansi. Penambahan satu atau dua staf memang kadang memperbaiki keadaan untuk beberapa bulan. Setelah itu keterlambatan kembali, dan kesimpulan yang diambil adalah bahwa tim kurang cakap.
Pada penugasan keuangan yang kami tangani, penyebabnya jauh lebih sering berada satu tingkat di bawah itu: bagan akun yang tidak bisa dibaca oleh orang selain yang membuatnya.
Hampir tidak ada perusahaan yang merancang bagan akun yang buruk. Yang terjadi adalah bagan akun yang tumbuh. Setiap kali ada kebutuhan yang tidak terwadahi — biaya baru, proyek baru, permintaan laporan dari satu direktur — akun baru dibuat. Pembuatannya butuh dua menit dan menyelesaikan persoalan hari itu.
Setelah beberapa tahun, hasilnya adalah daftar yang panjang dengan beberapa ciri yang selalu muncul bersama: ada dua atau tiga akun yang isinya hampir sama, ada akun yang namanya menyebut nama orang atau nama proyek yang sudah lama selesai, dan ada akun serbaguna yang menampung apa saja yang sulit ditempatkan.
Pada titik itu, keputusan pembebanan tidak lagi ditentukan oleh pedoman, melainkan oleh ingatan. Satu orang tahu bahwa biaya jenis tertentu selalu masuk ke akun tertentu, dan pengetahuan itu tidak tertulis di mana pun.
Penutupan yang cepat memerlukan pekerjaan paralel: beberapa orang mengerjakan bagian berbeda pada waktu yang sama. Pekerjaan paralel memerlukan aturan yang sama-sama diketahui. Bila aturannya berada di kepala satu orang, pekerjaan harus berurutan, dan setiap pertanyaan pembebanan menjadi antrean di meja orang itu.
Ini penalaran, bukan pengukuran: satu titik antrean pada rantai yang harus selesai dalam sepuluh hari kerja akan menentukan durasi seluruh rantai. Menambah orang di ujung rantai tidak memindahkan titik antreannya.
Ada akibat kedua yang lebih mahal. Bagan akun yang hanya bisa dibaca pembuatnya juga tidak bisa menghasilkan laporan per lini atau per saluran, karena dimensinya bercampur dengan jenis biayanya. Perusahaan lalu mengambil keputusan harga dari margin tingkat perusahaan, dan itu keputusan yang diambil dari angka yang salah.
Kerjakan terpisah, tanpa berdiskusi. Bila hasilnya berbeda pada lebih dari satu transaksi, pedomannya belum ada — yang ada adalah kebiasaan.
Akun bernama demikian adalah jejak kebutuhan sesaat yang tidak pernah dibersihkan.
Akun yang tidak pernah dipakai tetap harus diperiksa setiap penutupan, dan itu biaya tanpa manfaat.
Bila nama akun memuat lokasi, lini, atau pelanggan, dimensi sedang dititipkan pada bagan akun. Akibatnya jumlah akun tumbuh secara kelipatan.
Akun serbaguna dengan saldo besar adalah tempat persoalan disimpan, bukan diselesaikan.
Bila jawabannya satu nama, dan nama itu sama untuk semua orang, penutupan Anda bergantung pada ketersediaan satu orang.
Penataan bagan akun bukan pekerjaan penomoran ulang. Ia dimulai dari pertanyaan tentang keputusan apa yang perlu diambil manajemen setiap bulan, lalu menurunkan dimensi yang diperlukan untuk menjawabnya, dan baru setelah itu menyusun struktur akunnya beserta pedoman pembebanan tertulis.
Urutan itu penting. Bagan akun yang disusun tanpa lebih dahulu menetapkan keputusan yang hendak didukung akan tumbuh kembali dengan cara yang sama dalam dua tahun.
Yosafat Handoko Wijaya
Director — Finance & Performance
Sistem informasi keuangan · Akuntansi biaya · Laporan manajemen · Model keuangan
PDF, 6 halaman. Kerangka kerja yang dibahas pada artikel ini, dalam bentuk yang bisa langsung Anda pakai.
Percakapan awal berlangsung 45 menit bersama salah satu partner. Kami akan menanyakan kondisi saat ini, apa yang sudah dicoba, dan apa yang membuat Anda menghubungi kami sekarang.
Setelah percakapan itu kami menyampaikan pandangan awal: apakah persoalannya membutuhkan penugasan, dan bila ya, dalam bentuk apa. Bila menurut kami tidak membutuhkan penugasan, kami sampaikan juga.
Tanpa biaya dan tanpa kewajiban lanjutan. Kami membalas permintaan pada hari kerja berikutnya.